Закон України щодо обліку трудової діяльності працівника в
електронній формі № 1217-IX, який набрав чинності 10 червня 2021 року,
запровадив електронні трудові книжки та передбачив 5-річний перехідний період
для оцифрування даних. Головною метою Закону було запровадження електронного
обліку трудової діяльності, спрощення оформлення пенсій і збереження даних.

До 10 червня 2026 року дані з
паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб.
Водночас, якщо роботодавець або працівник не оцифрували паперову трудову
книжку (наприклад, людина не працювала останні п’ять років або з інших
поважних причин не мала можливості звернутися до ПФУ або самостійно
оцифрувати), паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний
для людини час або при зверненні до ПФУ за призначенням пенсії.

Сканування документів здійснюють роботодавці або працівники
через вебпортал Пенсійного фонду України.

Зберігання: Після
оцифрування паперова трудова книжка видається працівнику під підпис на
зберігання. Роботодавець не зобов'язаний її зберігати.

Сканування:
Потрібно відсканувати всі сторінки трудової книжки та документи, що
підтверджують стаж. Це важливо для підтвердження періодів страхового стажу до 1
січня 2004 року.

Підтвердження страхового стажу: З 1 січня 2004 року страховий стаж обчислюється за даними
Реєстру застрахованих осіб. Паперові документи про стаж, зокрема паперова
трудова книжка потрібні лише для підтвердження страхового стажу до 1 січня 2004
року.

Як
оцифрувати трудову книжку

1.
Через роботодавця: Роботодавець сканує трудову книжку працівника та надсилає
до ПФУ через вебпортал.

2.
Самостійно: Працівник має можливість:
звернутися з
паперовими документами про трудову діяльність/ військову службу/ навчання/
народження дитини тощо до відділення ПФУ, де йому допоможуть відсканувати
ці документи;
самостійно
завантажити скан-копії через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ,
підписавши їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Важливо:
Під час збройної агресії перехід на електронний облік
трудової діяльності убезпечує від втрати або знищення паперових документів
внаслідок тимчасової окупації, бойових дій, евакуації тощо. Якщо паперова
книжка втрачена, дані з неї, внесені в електронну форму, гарантують збереження
страхового стажу.

УВАГА:

Запровадження електронного обліку трудової діяльності не
позбавляє працівника права на ведення паперової трудової книжки.

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу,
трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше
п’яти днів після прийняття на роботу.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до
трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу,
переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.